Les six étapes d’une transformation digitale en PME

Un logiciel de facturation acheté au printemps, un fichier clients à l’automne, un site refait l’année suivante. Au bout du compte, trois outils qui ne se parlent pas et une équipe qui recopie les mêmes informations d’un écran à l’autre. Chacun de ces achats avait sa logique. L’erreur se situe ailleurs : on a choisi l’outil avant d’écrire ce qu’on attendait de lui.

À l’antenne · Le piège le plus courant

3 → 1

Trois saisies du même client deviennent une seule fiche, lue par chaque outil.

Trois outils qui ne se parlent pas

Avant · achats successifs

• Logiciel de facturation Ressaisie à la main
• Fichier clients (CRM) Ressaisie à la main
• Site et prise de commande Ressaisie à la main

Le même client est saisi trois fois, avec trois adresses différentes au bout d’un an.

Après · outils reliés

Une fiche client unique

• Logiciel de facturation
• Fichier clients (CRM)
• Site et prise de commande

Une information saisie une fois, lue partout. Les outils sont choisis pour leur capacité à échanger leurs données.

Nous décrivons ici, en six étapes, la démarche que nous suivons avec les PME de Guadeloupe, de l’objectif de départ à la mesure des résultats. Pour chaque étape, nous indiquons ce que vous devez avoir en main en sortant, parce qu’une étape sans livrable a tendance à durer indéfiniment.

Vous n’avez encore rien lancé ? Notre plan des 90 premiers jours vous donne un calendrier de départ : Transformation digitale en Guadeloupe, par où commencer.

À l’antenne · La démarche

6 étapes

De la page d’objectifs au point à trois mois. À la fin de chaque étape, vous avez un livrable en main.

Six étapes, un livrable à chaque fois

1. Étape 01

   Écrire ce que vous voulez gagner

   Qu’est-ce qui doit changer dans un an ?

   Livrable Une page d’objectifs, chacun suivi par un indicateur chiffré.

2. Étape 02

   Faire l’état des lieux

   Qui saisit quoi, où, et combien de fois ?

   Livrable La carte de vos outils et de vos circuits d’information.

3. Étape 03

   Classer et chiffrer

   Par quoi commencer, et pour quel budget ?

   Livrable Une feuille de route datée, un indicateur par chantier.

4. Étape 04

   Sécuriser le socle

   Que perd-on si le serveur tombe demain ?

   Livrable Des sauvegardes testées et des accès protégés.

5. Étape 05

   Former l’équipe

   Qui saura s’en servir dès le premier jour ?

   Livrable Un référent par outil et un planning de formation.

6. Étape 06

   Mesurer et décider

   Les chiffres ont-ils bougé depuis le départ ?

   Livrable Un point à trois mois et une décision écrite pour la suite.

1. Écrire ce que vous voulez gagner

Avant de comparer deux logiciels, écrivez en une phrase ce que vous en attendez. « Ne plus ressaisir les commandes », « répondre aux demandes de devis sous 48 h », « savoir chaque lundi combien nous avons facturé la semaine précédente ». Ces phrases servent ensuite de critère pour tout le reste : un outil qui n’y répond pas sort de la liste, quelles que soient ses autres qualités.

Associez à chaque objectif un chiffre que vous pouvez relever aujourd’hui. Le délai moyen de réponse à un devis, le nombre de factures saisies deux fois, le temps passé chaque fin de mois à rapprocher les paiements. Sans ce point de départ, personne ne pourra dire dans un an si l’argent dépensé a servi.

Livrable : une page d’objectifs, chacun suivi par un indicateur chiffré relevé avant le début des travaux.

2. Faire l’état des lieux

L’état des lieux répond à une question simple : qui saisit quoi, où, et combien de fois ? Nous suivons pour cela le trajet d’une commande, de la première demande du client jusqu’à l’encaissement. À chaque étape, nous notons l’outil utilisé, la personne qui s’en charge et les informations recopiées à la main.

Ce trajet fait apparaître ce qui bloque, et ce qui peut se régler vite. Un tableur partagé que deux personnes modifient en même temps, une boîte mail commune où les demandes se perdent, un logiciel payé pour dix utilisateurs alors que trois s’en servent. L’état des lieux couvre aussi les compétences : qui, dans l’équipe, est à l’aise avec quel outil, et qui aura besoin d’être formé.

Livrable : la carte de vos outils et de vos circuits d’information, avec les points de ressaisie signalés.

3. Classer et chiffrer

Tous les chantiers n’ont pas la même valeur, et vous ne pourrez pas tout lancer en même temps. Nous classons chaque chantier selon deux critères : ce qu’il rapporte au regard des objectifs de l’étape 1, et ce qu’il coûte en argent comme en temps d’équipe. Les chantiers qui rapportent beaucoup et coûtent peu passent en premier. Ceux qui coûtent cher et rapportent peu disparaissent de la liste, même s’ils sont à la mode.

Chaque chantier reçoit un budget, une échéance et un indicateur. En Guadeloupe, prévoyez aussi les délais propres au territoire : un matériel commandé en métropole peut mettre plusieurs semaines à arriver, et certains éditeurs n’ont pas de prestataire agréé sur place pour l’installation.

À l’antenne · Exemple

4 questions

Pour chaque chantier : quoi, pour quel objectif, mesuré comment, pour quand.

À quoi ressemble une feuille de route utile

Exemple de feuille de route : cinq chantiers avec objectif, indicateur et échéance. Les deux premiers sont prioritaires.

Chantier	Objectif	Indicateur suivi	Échéance
Priorité Sauvegarde externalisée, restauration testée	Ne rien perdre en cas de sinistre ou de rançongiciel	Une restauration réussie par trimestre	Trimestre 1 T1 T2 T3
Priorité Devis et factures dans un même logiciel	Supprimer la ressaisie	Documents saisis deux fois par mois	Trimestre 1 T1 T2 T3
Formation de l’équipe au nouveau logiciel	Que personne ne revienne au papier	Personnes autonomes sur l’outil	Trimestres 1 et 2 T1 T2 T3
Prise de rendez-vous en ligne	Moins d’appels pour fixer un créneau	Part des rendez-vous pris en ligne	Trimestre 2 T1 T2 T3
Fiche Google de l’entreprise à jour	Être trouvé par les clients proches	Appels passés depuis la fiche	Trimestre 3 T1 T2 T3

Livrable : une feuille de route datée, avec un budget et un indicateur par chantier.

4. Sécuriser le socle

Avant d’ajouter des outils, vérifiez que ceux que vous avez déjà sont protégés. Vérifiez que vos sauvegardes se restaurent réellement, qu’une copie est stockée hors de vos locaux et que la double authentification est activée sur la messagerie. Un nouveau logiciel installé sur un socle fragile multiplie les points d’entrée au lieu de les réduire.

Sur une île exposée aux cyclones et aux séismes, cette question se pose plus tôt qu’ailleurs. Nous la traitons en détail dans notre article sur la continuité d’activité, et les dix mesures de base sont rassemblées dans notre guide de cybersécurité pour les PME.

Livrable : des sauvegardes testées, des accès protégés et une liste de ce qui s’arrête si le serveur tombe.

5. Former l’équipe

Une équipe qu’on n’a pas formée revient au papier à la première difficulté, et elle a souvent raison de le faire : le papier, au moins, elle sait s’en servir. La formation doit donc figurer dans le budget dès l’étape 3, au même titre que les licences.

Nous recommandons de désigner un référent par outil, une personne de l’équipe qui reçoit une formation plus poussée et répond aux questions de ses collègues. Les premières semaines, prévoyez aussi un moment fixe chaque semaine pour recueillir ce qui coince. Les modes opératoires écrits, même courts, évitent que tout repose sur la mémoire d’une seule personne.

Livrable : un référent par outil, un planning de formation et des modes opératoires écrits.

6. Mesurer et décider

Fixez dès le lancement une date, trois mois plus tard, pour relever les indicateurs de l’étape 1 et les comparer au point de départ. Ce rendez-vous sert à décider : étendre ce qui fonctionne, corriger ce qui fonctionne à moitié, arrêter ce qui ne sert pas. Arrêter un outil au bout de trois mois coûte moins cher que de le payer pendant cinq ans sans s’en servir.

Une fois ces décisions prises, la feuille de route est mise à jour et le cycle reprend pour les chantiers suivants.

Livrable : un point à trois mois, des chiffres comparés au départ et une décision écrite pour la suite.

Pourquoi nous travaillons depuis la Guadeloupe

En 2014, pour les Championnats d’Europe sur piste, il fallait assurer la transmission de la presse internationale depuis le vélodrome, sur une île où l’on ne peut pas faire venir un renfort de dernière minute. Nous avons étudié le WiMAX, puis nous l’avons écarté pour faire venir la fibre avec Orange Event et couvrir le site en Wi-Fi. Cette façon de raisonner, choisir la technologie en fonction des contraintes du territoire, est celle que nous appliquons aux PME.

Les délais d’approvisionnement, la disponibilité des prestataires sur place, la saison cyclonique, la qualité de la connexion selon les communes : ces contraintes changent le choix d’un outil. Nous les passons en revue avec vous avant toute signature.

---

Vous voulez savoir par quelle étape commencer ? Pendant le diagnostic, nous suivons avec vous le trajet d’une commande dans votre entreprise et nous vous indiquons les deux ou trois chantiers à ouvrir en premier.

Réserver mon diagnostic gratuit