Et si votre siège devenait inaccessible demain ?

Lundi matin, après le passage d’un cyclone. La route qui mène au siège est coupée par un arbre ; le bâtiment est intact, mais personne ne peut y entrer. Les serveurs sont dans le local technique, les dossiers dans une armoire, et le standard téléphonique branché au mur, derrière une porte que plus personne ne peut ouvrir. Combien de temps votre entreprise tient-elle ? Quand tout l’outil de travail est dans les murs, la réponse est souvent brutale : l’activité s’arrête le jour même.

Nous avons appris sur le terrain qu’on ne peut pas improviser un renfort de dernière minute sur une île. C’était la première contrainte au vélodrome, en 2014, quand il fallait assurer la transmission de la presse internationale pendant les Championnats d’Europe sur piste. Cet article explique comment rendre votre activité indépendante de vos murs, sans tout reconstruire.

Sous nos latitudes, ça arrive

La saison cyclonique court officiellement du 1er juin au 30 novembre. En septembre 2017, l’ouragan Maria a frôlé la Guadeloupe et a privé une grande partie de l’archipel d’électricité. Fin octobre 2024, c’est une panne générale du réseau électrique, sans aucun lien avec la météo, qui a plongé toute la Guadeloupe dans le noir, et il a fallu plusieurs jours pour que le courant revienne partout.

À cela s’ajoutent le risque sismique (la Guadeloupe est classée en zone 5, la plus forte du zonage français), les fortes pluies qui coupent une route ou inondent un rez-de-chaussée, et l’incident banal : un dégât des eaux, un incendie dans le local d’à côté. Certains de ces risques préviennent quelques jours à l’avance, d’autres pas du tout.

À l’antenne · Sous nos latitudes

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Seul le cyclone prévient quelques jours à l’avance. Les trois autres risques arrivent sans préavis, ou presque.

Quatre façons de perdre l’accès à ses locaux

Quatre risques, avec le préavis dont on dispose, leur impact sur l’entreprise et la parade à préparer

Risque	Préavis	Impact	Parade
Cyclone	Quelques jours	Locaux fermés ou endommagés, électricité et réseaux coupés, routes encombrées pendant plusieurs jours.	Sauvegarde hors site vérifiée avant la saison, portables emportés, standard renvoyé sur les mobiles à la vigilance orange.
Séisme	Aucun	Bâtiment interdit d’accès le temps d’une expertise, matériel détruit, salariés eux-mêmes touchés.	Données déjà hors des murs, plan de reprise qui désigne des remplaçants pour chaque rôle.
Route coupée	Parfois	Bâtiment intact mais inaccessible : inondation, éboulement, accident ou barrage sur l’axe d’accès.	Accès à distance prêt pour chaque poste, liste de qui peut travailler de chez soi.
Panne de réseau	Aucun	Coupure d’électricité ou d’internet : serveurs et standard du bureau muets, alors que les salariés vont bien.	Applications dans le cloud, partage de connexion 4G ou 5G prévu, onduleur pour arrêter proprement le serveur.

Ce que vous perdez quand le siège ferme

Les données restent enfermées dans des serveurs que personne ne peut atteindre, l’équipe n’a plus ses fichiers, et les clients tombent sur un standard muet. Le chiffre d’affaires s’arrête ; les charges, elles, continuent. Un client qui ne vous joint pas pendant trois jours commence à appeler ailleurs, et il n’est pas certain qu’il revienne une fois la route dégagée.

Le coût se mesure aussi après la réouverture : les devis non envoyés, les livraisons à replanifier, les factures saisies en retard.

Quatre choses à préparer

Pas besoin de tout reconstruire. Il s’agit que votre activité ne dépende plus de vos murs, et quatre chantiers y suffisent dans la plupart des PME.

À l’antenne · Quatre chantiers

4 piliers

Données, accès à distance, téléphone, plan de reprise. Chacun avec sa question test.

Ce qui rend une activité indépendante de ses murs

1. 01

   Les données

   Fichiers et applications dans le cloud, plus une sauvegarde hors des locaux.

   Question test Si le bâtiment ferme ce soir, vos fichiers sont-ils lisibles demain matin depuis un autre lieu ?

2. 02

   Les accès à distance

   Connexion sécurisée, double authentification, ordinateurs portables prêts à partir.

   Question test Combien de vos salariés peuvent travailler de chez eux dès demain ?

3. 03

   Le téléphone

   Standard dans le cloud, renvoyé en quelques clics vers des mobiles.

   Question test Qui décroche quand un client appelle le numéro du bureau fermé ?

4. 04

   Le plan de reprise

   Qui fait quoi, dans quel ordre, avec quels accès. Répété une fois par an.

   Question test Quand avez-vous fermé l’accès au siège pour voir ce qui casse ?

Votre activité

1. Vos données hors de vos murs

Tant que vos fichiers et vos applications vivent uniquement sur un serveur dans vos locaux, ils partagent le sort du bâtiment. Mettez-les dans un service en ligne, et gardez en plus une sauvegarde dans un autre lieu, loin de vos bureaux : c’est la règle 3-2-1, détaillée dans notre article sur les dix mesures de cybersécurité pour les PME.

Vérifiez où sont hébergées les données de vos prestataires en ligne, et ce que prévoit leur contrat en cas de panne de leur côté. Une fois par trimestre, restaurez un dossier depuis la copie hors site pour vous assurer qu’elle fonctionne.

2. Des accès à distance prêts à servir

Si chacun peut se connecter de chez lui, avec un ordinateur prêt et une double authentification, un siège fermé ne bloque plus que l’accès aux locaux. Cela suppose de l’avoir préparé avant : des portables plutôt que des postes fixes pour les fonctions clés, une connexion sécurisée vers les applications, et des salariés qui l’ont déjà utilisée au moins une fois.

Prévoyez aussi la connexion elle-même. Si l’internet fixe tombe, un partage de connexion 4G ou 5G depuis un téléphone suffit pour traiter les courriels et les urgences. Vérifiez que les forfaits de l’entreprise le permettent.

3. Un téléphone qui ne dépend pas du bâtiment

Un standard physique tombe avec le bâtiment. Une téléphonie dans le cloud se renvoie en quelques clics vers des mobiles ou vers un autre site, et vos clients continuent de composer le même numéro. Des quatre chantiers, c’est souvent le plus simple, et celui que vos clients remarquent en premier.

Avant la saison cyclonique, notez la marche à suivre pour basculer les appels, et désignez deux personnes capables de le faire.

4. Un plan de reprise déjà répété

Le plan de reprise d’activité tient en quelques pages : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quels accès, et qui remplace qui si une personne est elle-même sinistrée. Il doit être imprimé, parce que le jour où vous en aurez besoin, vos fichiers ne seront peut-être pas accessibles.

Faites l’exercice une fois par an, de préférence en mai, avant le début de la saison : on ferme l’accès au siège pendant une demi-journée, chacun travaille depuis chez lui, et on note ce qui casse. Le mot de passe que seule la comptable connaissait, l’imprimante dont personne n’a le pilote, le logiciel installé sur un seul poste fixe : ces points apparaissent pendant l’exercice, et vous avez le temps de les corriger.

Commencer par un état des lieux

Inutile de tout déployer d’un coup. Nous commençons par dresser la liste de ce qui s’arrête si tel local ferme demain, et de ce qui peut attendre une semaine. Cette liste donne l’ordre des chantiers. On protège d’abord les données et le téléphone, puis le reste, au rythme de votre budget.

Un audit de système d’information sert à cela : repérer de quoi dépend votre activité, et ce qui lâchera en premier. Pour les événements, nous raisonnons de la même façon depuis longtemps. Au vélodrome en 2014, nous avions écarté le WiMAX, jugé trop incertain pour une compétition sans seconde chance, et fait venir la fibre avec Orange Event.

Ce que vos clients en retiennent

Le client qui obtient sa réponse le lendemain d’un cyclone, quand d’autres sont injoignables, s’en souvient au moment de choisir son prochain prestataire.

Les outils existent et ne demandent pas de tout changer. Nous conseillons de les installer avant la saison cyclonique plutôt qu’après le premier avis de vigilance.

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Vous voulez savoir ce qui s’arrêterait demain si vos locaux fermaient ? Pendant le diagnostic, nous faisons cet inventaire avec vous et nous vous disons par lequel des quatre chantiers commencer.

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